Easy

Az EASY iktató, archíváló és dokumentumkezelő rendszer

A rendszer célja, hogy a dokumentumokat rendezetten, rendszerezetten tudjuk tárolni, azokat WEB-es kliens, browser használatával gyorsan visszakeresni, megjeleníteni, kezelni és nyomtatni tudja, és a vállalat, intézmény más rendszereit kiegészítve (pl. SAP) támogassa a hatékony iratkezelést, támogassa a menedzsmentet és a cég munkatársait munkájukban.

Az általunk javasolt szoftverrendszer támogatja a papír alapú dokumentumok digitalizálását és az automatikus dokumentumkezelést (workflow) is.

Mindez nem helyettesíti az ügyviteli alaprendszert, hanem kiegészíti azt, láthatóvá teszi a rendszerben lévő dokumentumokat


A központi rendszer az alábbi fő modulokból épül fel:

Archívumkezelő modul (Archive):

Ez a modul felelős az archivált dokumentumok biztonságos tárolásáért és a rendkívül gyors, hatékony keresés elvégzéséért. Az archívumok kezelése mellett a többszintű hozzáférést is szabályozza. Támogatja a biztonsági mentések elvégzését. A felhasználók a dokumentumkezelő modulon keresztül érik el.

Digitalizáló modul (Capture)

Nagy mennyiségű papír alapú dokumentum automatikus felismerését, iktatását teszi lehetővé. Szabályos megjelenésű dokumentumok esetén akár felhasználói beavatkozás nélkül képes archiválni.

Dokumentumkezelő, workflow modul (Documents)

A digitális dokumentumok kezelését segíti. A dokumentumok időzítve kiadhatók a felhasználóknak munkavégzésre, vagy előre megadott „útvonalon” is kerülhetnek egyik felhasználótól a másikhoz, így a döntéshozatali folyamatba rendkívül hatékonyan illeszthető. WEB felületen kezelhető, ezért nem igényel külön beállításokat, installációkat a felhasználói számítógépeken.

e-Mail integráció (Xbase, Notes)

Az elektronikus levelezés archiválását, ugyanakkor a felhasználók számára történő gyors elérhetőségét megjeleníthetőségét biztosítja. A levelező szerveren lévő leveleket ez a program egy szabályrendszer alkalmazásával az archívumba helyezi át vagy másolja. A levelek szabvány mezői (feladó, tárgy, címzett, stb.) képezik a visszakeresésénél használható index mezőket, ezért az áttöltő alkalmazás ezeket megfelelően kielemzi. Az archívumban megtalálhatók lesznek az index mezők, a levél szöveges és HTML tartalma, valamint kapcsolódó dokumentumként a levél mellékletei.

Szorosan integrálható az Exchange szerverrel, ezáltal a meglévő levelezési technológia megmarad, de biztosítható a hatékony archiválás. Az e-mailek archíválására biztosítható Lotus Notes környezetben is .


Egyéb addicionális modulok (ERP rendszerek, SAP stb.)

A rendszer képes együttműködni más szoftver környezetekkel, például az SAP rendszerrel igen szoros integrációt ért el. Az SAP felhasználók élvezhetik az EASY rendszer széleskörű funkcionalitásának előnyeit SAP környezetben. A különböző modulokban lévő SAP dokumentumokat a rendszer átveszi, tárolja, és az SAP-n belül bármikor megjeleníthető és értékelhető. Az EASY for mySAP számos kiterjesztett integrációs szintet biztosít: 1., 2. szint, SAP Retrieval, XPOST és Smartlink.

Rendszerintegrációs modulok Meghatározott interfészekkel az archiváló képes együtt működni számos más rendszerrel, például, (ha ehhez a feltételeket az Ügyfél biztosítja) az egyes eredményeket képes megjeleníteni korszerű eszközökön, PDA-kon is.


Miért jó az EASY dokumentum menedzsment rendszer?

Nő a működési hatékonyság, mert

az iratok beolvasásakor automatikus felismerést, iktatást tesz lehetővé a rendszer, szabályos megjelenésű dokumentumok esetén akár felhasználói beavatkozás nélkül képes archiválni pl. számlák esetében

az egy ügyfélhez tartozó anyagok egy-egy „kvázi digitális dossziéban” összefűzve tarthatók, miközben a papír dokumentumok külön tárolhatók.

az egy ügyfélhez tartozó dokumentumok - beleértve az e-mail-eket is - mintha „egy dossziéban” kerülnének tárolásra, gyorsítva az „egy ügyhöz tartozó” vagy „egy ügyfélhez tartozó” dokumentumok visszakeresését.

előre megadott – akár ügytípusonként maghatározott - „útvonalon” is kerülhetnek a dokumentumok az egyik felhasználótól a másikhoz, így a döntéshozatali folyamatba rendkívül hatékonyan illeszthető Pl. számlák kifizetésre előkészítése és kifizetése. Az „útvonalak” lépésekből állnak, egy lépés tartalmazza a következő adatokat is: ki kapja, mi a feladata, határidő. Minden dokumentumot követ egy lista, hogy a lépések mikor, milyen tevékenységgel történtek meg.

a már archívált iratok visszakeresése rendkívül gyorsan és hatékonyan történik, előre maghatározott ismérvek, kulcsszavak, vagy akár a teljes szöveg alapján is, így a felhasználóknak több idő jut a tartalmi, fontosabb feladatok ellátására.

kevesebb papír alapú dokumentumot kell tárolni és továbbítani manuálisan, csökken a másolás, kézbesítés költsége, valamint annak nehezen mérhető veszélye és költsége, hogy az irat „elfekszik”.

a digitalizált dokumentumok automatikusan és rendkívül gyorsan továbbíthatók a megfelelő ügyintézői területhez az ügymenetnek megfelelően, pl. számlák kifizetésre előkészítése, jóváhagyása, utalványozása

az ügymenet követhető és átlátható, kinél, milyen feladattal, mióta tartózkodik a dokumentum, ezáltal kikényszeríti a véleményalkotást, döntést.

a feladatokhoz határidők adhatók meg, melyek lejáratára a rendszer figyelmezteti a felhasználót, opcionálisan a menedzsmentet is, így a döntési és munkafolyamat tervezhetővé és ellenőrizhetővé válik

elektronikus úton lehetővé válik bizonyos dokumentumoknak a cég munkatársai részére vagy a munkatársak egyes csoportjai részére történő közzététel, mint pl.: hitelbizottsági döntések, árbizottsági döntések, ügyvezetőségi döntések.

a rendszer képes tárolni és megjeleníteni a hatályos, a módosítás alatt álló, valamint a már hatályát vesztett, de korábbi időszakokban érvényben lévő minden olyan dokumentum típust, melynek több verziója létezik, így pl. szabályzatokat, általános szerződési feltételek, stb. A megjelenítés történhet csak a módosításokra, módosítással egységes szerkezetben, mutatva vagy nem mutatva a módosított részt.

papírmentes iroda kialakítását lehetővé teszi, miközben a papír alapú eredeti iratok tárolása megoldható külső helyszínen is, költségtakarékosabban. A digitális archívumban az eredeti dokumentum képét tárolja a rendszer, a másolat elkészítése egy nyomtatásra egyszerűsödik le.

a munkatársaknak nem kell új szoftvereket tanulni, a megszokottakkal is együtt dolgozik.

az iratok tárolása egy központi helyen történik.

az iktatás, és az ügyintézés elindítása és az archiválás – peremfeltételek teljesülése esetén – szinte teljesen automatizálható lehet.


Nő a működés biztonsága, mert

az iratok mindig a megfelelő mappába kerülnek, biztosítva a tökéletesen pontos kezelést.

a dokumentumok életútja követhető: ki, mikor, mit tett vele.

a dokumentum változtatása után minden korábbi verzió megmarad, automatikusan tárolódik.

a digitálisan tárolt, védett dokumentumok hamisítása jóval nehezebb, mint a papír alapúaké.

a munkatársak hozzáférése az archivált dokumentumokhoz hozzáférési jogosultságok alapján történik, mely több szinten szabályozható, a szervezeti struktúrához is igazítható, és szervesen elkülönülnek a rendszerben tárolt dokumentumok lekérdezésével, illetve bővítésével és módosításával kapcsolatos funkciók.

a dokumentumokhoz való hozzáférés ténye dokumentálásra kerül.

definiálhatók a szereplők (előterjesztő, véleményező, jóváhagyó)

elektronikusan dokumentálja a döntési folyamatot és automatikusan regisztrálja a döntési folyamatban keletkező véleményeket

a vezetés számára áttekinthetővé és folyamatosan kontrollálhatóvá teszi a döntési és munkafolyamatokat.

a rendszer hálózatos üzemmód keretében korlátlan számú felhasználó egyidejű lekérdezését biztosítja.

a digitális aláírás használatát támogatja a rendszer.


Csökkennek a költségek, mert

a digitális dokumentumkezeléssel a nyomtatással előállított, továbbá a fénymásolásra felhasznált papírmennyiség jelentősen csökken.

az iratok fizikai továbbításához kevesebb munkaerő szükséges.

bizonyos feladatokra fordított idő csökken, így a megtakarított munkaidőből más feladatok láthatók el.


Jelentkeznek nem számszerűsíthető előnyök, mert

az ügyek gyorsabban elintéződnek, a szolgáltatás, ügyintézés színvonala javul, az ügyfelek elégedettsége nő

a munkatársak elégedettsége javul, leterhelésük csökken, több érdemi munkára jut idő az adminisztráció csökkenése következtében.